547828388708201

Page content

Werkkostenregeling (WKR)

Werkkostenregeling (WKR)

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is een nieuw systeem voor de fiscale verantwoording van vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers geeft. Deze is vanaf 2015 verplicht voor alle werkgevers.

Wat zijn de belangrijkste werkkostenregeling veranderingen?

Een aantal vergoedingen, zoals reiskosten, zijn en blijven volledig onbelast. Andere zaken worden, onder voorwaarden, op nihil gewaardeerd, zoals het gebruik van de kopieermachine.

Wanneer er dan nog vergoedingen en verstrekking zijn die niet onder de eerstgenoemde categorieën vallen, dan is er een potje ten laste waarvan die bewuste vergoeding of verstrekking valt.

Dat potje bedraagt in 2015 1,2% (in 2014 en 2013: 1,5%, in 2012 en 2011: 1,4%) van de totale fiscale loonsom op jaarbasis. Is dat potje onvoldoende, dan betaalt u over het meerdere een heffing van 80% aan de Belastingdienst.

Wat zijn de hoofdlijnen van de werkkostenregeling?

De WKR geldt voor vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren; vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of waarvoor een vrijstelling bestaat, vallen dus niet onder de regeling en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een aantal vergoedingen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een kilometervergoeding) vallen onder een gerichte vrijstelling dan wel kunnen op nihil worden gewaardeerd; deze hebben geen gevolgen voor de vrije ruimte.

Voor de vergoedingen en verstrekkingen die loon vormen en niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, moet (op één uitzondering na) een keuze worden gemaakt. De werkgever kan de vergoeding of verstrekking:

  1. verrekenen met het nettoloon van de werknemer;
    2. belasten als normaal loon (werknemer betaalt de belastingheffing);
    3. bruteren (werkgever neemt de belasting en premieheffing voor zijn rekening);
    4. verrekenen in de forfaitaire ruimte (2015: 1,2%; 2014 en 2013: 1,5%; 2012 en 2011: 1,4%);
    5. door middel van een combinatie van bovenstaande vier mogelijkheden verrekenen;
    6. afschaffen.

Als loon wordt aangemerkt (deze posten blijven dus buiten de vrije ruimte en de eindheffing):

– regulier loon;
– de auto van de zaak, behalve deel bijtelling over beveiligingsmaatregelen;
– de dienstwoning;
– boetes;
– vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten;
– het deel van vergoedingen en verstrekkingen dat niet gebruikelijk is;
– als de werkgever hiervoor kiest: het bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen (hoeven niet verplicht in de vrije ruimte te worden gebracht).

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer geacht kan worden voor de werkgever te hebben betaald zoals het uit eigen zak betalen van benzine omdat de verstrekte tankpas niet werkt. Ook etentjes met relaties of representatiekosten vallen onder intermediaire kosten. Ook onder de werkkostenregeling is een vaste vergoeding voor intermediaire kosten mogelijk, maar er gelden extra voorwaarden.

Naast de intermediaire kosten vallen (nog steeds) buiten het loonbegrip:

– voordelen die niet aan de dienstbetrekking kunnen worden toegerekend;
– vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon);
– verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de werkelijke waarde betaalt.

Zijn er bepalingen die echt heel anders zijn dan bij het oude systeem?

Twee zaken zijn geheel nieuw. Onder de werkkostenregeling is het begrip werkplek geïntroduceerd. De werkplek is de plek waar arbeid wordt verricht en de werkgever Arbo-verantwoordelijk is. Maar die werkplek mag niet de woning, woonboot of woonwagen van de werknemer zijn, dus een werkruimte thuis kan niet als werkplek worden aangemerkt. De Belastingdienst heeft echter in het Handboek loonheffingen, versie juli 2014 opgenomen dat een werkruimte thuis wel een werkplek is als die werkruimte een eigen ingang en sanitair heeft en met de werkgever een zakelijke huurovereenkomst voor die werkruimte is gesloten. Wanneer iets als werkplek wordt aangemerkt, valt alles wat op die plek wordt gebruikt (ter beschikking gesteld) of verbruikt (consumeren, minderen en dergelijke) onder een nihilwaardering.

Een tweede nieuwe bepaling is de introductie van het noodzakelijkheidscriterium per ingang van 2015 voor computers, mobiele communicatiemiddelen, gereedschappen en dergelijke (tools). Het noodzakelijkheidscriterium voor tools houdt in dat een werkgever zich in redelijkheid op het standpunt moet kunnen stellen dat de tool zonder meer nodig is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus overtuigend gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Zo zal een redelijk handelend werkgever in het algemeen geen tablet geven aan een schoonmaker, maar wel aan een vertegenwoordiger.

In eerste instantie wordt het oordeel over de noodzakelijkheid aan de werkgever overgelaten, al wordt zijn oordeel geobjectiveerd met een redelijkheidstoets. Mocht er desalniettemin sprake zijn van gerede twijfel over de bedrijfsmatige afwegingen bij een vergoeding of verstrekking door een werkgever, dan ligt het vervolgens op de weg van de Belastingdienst om aannemelijk te maken dat de voorziening met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven.

Waar in eerste instantie het oordeel van de werkgever dus bepalend is, geldt dat niet in de situatie waarin de werknemer tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval kunnen de hoedanigheid van werkgever en werknemer namelijk nogal in elkaar overlopen. Dat zou dan afbreuk kunnen doen aan de zakelijkheid van de afwegingen van de werkgever.

In dergelijke gevallen ligt het op de weg van de werkgever om desgevraagd aannemelijk te maken dat het gaat om een voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking gebruikelijke voorziening.

Moet mijn administratie op de schop?

Van belang is dat uit de administratie blijkt welke vergoedingen en verstrekkingen ten laste van het potje zijn gekomen en over welke deel eventueel de 80% is betaald. Veder is de inrichting van de administratie vrij. Over het algemeen is het echter wel handig om de administratie aan te passen. Daarnaast geldt voor de vergoedingen en verstrekkingen die worden verwerkt in het “potje” dat deze inclusief btw moeten worden opgevoerd.

werkkostenregeling proof

Wat is administratief het grootste knelpunt?

Het grootste probleem  voor de administratie is gelegen in de afrekening. Uiterlijk met de aangifte over de maand januari van het volgend kalenderjaar moet de afrekening over de vrije ruimte plaatsvinden. Dat betekent dat de administratie dus medio februari compleet moet zijn. Immers uiterlijk op 28 februari moet de aangifte ingediend worden en betaald! Wellicht dat dit de grootste aanpassing in de administratie moet gaan worden.

Heeft u vragen? Neemt u dan contact op, we helpen u graag verder.

Comment Section

0 reacties op “Werkkostenregeling (WKR)

Plaats een reactie


*