547828388708201

Page content

Facturen maken: Waar moet u aan voldoen?

Facturen maken: Waar moet u aan voldoen?

U kent het wel,? U heeft een standaard document in Word dat u steeds gebruikt om de factuur te maken. U verandert gewoon iedere keer een paar zaken, en plakt er misschien wel een berekening uit Excel in.

Duizenden ondernemers maken op deze manier facturen. Logisch, want een duur boekhoudprogramma is vaak helemaal niet noodzakelijk ( denk u ), laat staan een speciaal facturatieprogramma.

Maar voldoet die Rekening eigenlijk wel aan alle voorwaarden?

Speciaal voor al die ondernemers die op deze manier werken, zetten wij de minimale vereisten voor een goede factuur op een rijtje. En ook nog een paar handige tips. Handig om even door te lopen om zeker te weten dat u het goed doet!

Mag het digitaal?

Uiteraard, zolang u er maar voor zorgt dat u de factuur verstuurt als PDF-bestand. Hiermee voorkomt u dat iemand er wijzigingen in aan kan brengen. Het is niet (meer) verplicht om een factuur óók per post te versturen. Een PDF maken is simpel: zowel in Word als in Excel staat bij “Opslaan als” de mogelijkheid om als PDF op te slaan. Een andere manier is om bijvoorbeeld een gratis programma te gebruiken. Dit is eenvoudig te installeren en gedraagt zich als een printer.

Factuurdatum

Er dient altijd een datum op de factuur te staan. De datum van de factuur bepaalt voor welke periode de BTW geldt, niet de datum van de levering.

Datum/periode van levering

Uit de factuur móet blijken wanneer de dienst en/of het product geleverd is. Dit hoeft niet persé een exacte datum te zijn. Bijvoorbeeld ‘Ingezette uren in week 45/2016’ of ‘Aan u geleverd in oktober 2016’ zijn juiste omschrijvingen. Het is ook voldoende als deze periode automatisch duidelijk is, of op een andere manier te herleiden (bijvoorbeeld door een afleverbon of zelfs uit een overeenkomst of bestelformulier).

Opvolgend factuurnummer

Het is verplicht om per kalenderjaar een opvolgende reeks factuurnummers te gebruiken. Wij zien vaak reeksen die per maand opnieuw starten, zoals bijvoorbeeld 201609-25 (de 25e factuur in september 2016). Dit mag niet: de reeks moet per kalenderjaar opvolgend zijn. U bent vrij om een methode of een startnummer te gebruiken, zolang het maar een consequente reeks is.

De geleverde dienst en het aantal

Ook al lijkt dit op het eerste gezicht niet voor alle diensten relevant te zijn, tóch is het een verplichting. Er moet dus bijvoorbeeld “1x complete organisatie kinderpartijtje” te staan, in plaats van “Voor u compleet verzorgd kinderpartijtje”.

BTW-nummer

U bent verplicht om uw BTW-nummer op de factuur te vermelden.

KvK-nummer

U bent verplicht om uw KvK-nummer op de factuur te vermelden.

Officiële tenaamstelling

Let op dat u aan het juiste bedrijf factureert! Het kan zijn dat u uw klant bijvoorbeeld kent als “Café Het Witte Paard”, maar dat het bedrijf eigenlijk “Horeca Exploitatie White Horses in the Snow B.V.” heet. Het is dus belangrijk om altijd even op KvK.nl te checken wat de juiste tenaamstelling is, en navraag te doen als dit niet duidelijk is. Als u aan de onjuiste partij factureert, kan het zijn dat het uiteindelijk onmogelijk is om betaling af te dwingen! Een officieel bij de KvK geregistreerde handelsnaam mag natuurlijk wel gebruikt worden.

Uw eigen bedrijfsgegevens

U bent verplicht om uw eigen juridische naam en uw officiële vestigingsadres op de factuur te vermelden. Uw postbus mag u best vermelden, maar dus niet als enige.

Bedragen

Het in rekening gebrachte bedrag – exclusief BTW – moet duidelijk vermeld zijn. Het verdient de voorkeur om een stuksprijs te noemen, maar dit is niet verplicht zolang e.e.a. maar voldoende duidelijk is.

BTW-percentages en -bedragen

Het bedrag aan BTW dient apart vermeld te worden. Indien op één factuur verschillende BTW-percentages van toepassing zijn, moeten deze ook apart gespecificeerd te zijn.

Niet verplicht, maar wél heel handig en belangrijk!

Betaaltermijn

Noem de termijn in dagen waarbinnen de factuur betaald moet zijn. Het is een misverstand dat de betaaltermijn “volgt” uit de factuur. Deze wordt namelijk bepaald door de overeenkomst of door uw algemene voorwaarden. Zorg er dus voor dat de klant hiermee bekend én akkoord is!

Vervaldatum

Noem behalve de betaaltermijn ook de exacte datum waarop de factuur betaald moet zijn. Dit is nóg duidelijker en benadrukt het belang van tijdige betaling.

Geef gelegenheid tot reageren

Het is niet alleen service, maar u staat juridisch ook veel sterker door de gelegenheid én een termijn te stellen waarbinnen een klant kan reclameren en/of een vraag kan stellen. U kunt bijvoorbeeld een zinnetje invoegen als: “Mocht u naar aanleiding van deze factuur eventuele vragen of bezwaren hebben, verzoeken wij u om binnen de betaaltermijn contact met ons op te nemen via (telefoonnummer) of (emailadres).

Vraag en gebruik een referentie van de klant

Zeker bij wat grotere bedrijven, is het handig als de financiële administratie direct weet waar het over gaat. Vraag daarom vóór het maken van de factuur of er een bepaalde referentie noodzakelijk is. Soms is het zelfs verplicht!

Noem de contactpersoon

Veel facturen worden gericht aan de ‘Financiële administratie’ of de ‘Crediteurenadministratie’. Echter, bij de meeste bedrijven moet een factuur worden goedgekeurd door de bevoegde persoon die de opdracht heeft gegeven. Vermeld de naam van deze persoon op de factuur, dan weet de afdeling ‘administratie’ bij wie ze moeten zijn. Het is handig de factuur ook per email aan de contactpersoon te sturen, al dan niet in de CC.

 

Voor vragen of gewoon een kop koffie zit ik klaar,

met vriendelijke groet,

Gerbrand,

 

kruiver logo

Facturen maken: Waar moet u aan voldoen?

Comment Section

0 reacties op “Facturen maken: Waar moet u aan voldoen?

Plaats een reactie


*